Calemio Özellikleri: Randevudan Rapora Tek Uygulama

Çoğu işletme sahibi için gün, işin kendisiyle değil, işin etrafındaki koşuşturmayla yorucu hale gelir. Randevu almak beş dakika sürer; ama o randevuyu hatırlatmak, teyit etmek, gelmeyeni aramak, defterdeki notu telefondaki isme bağlamak, ay sonunda "bu ay kaç iş yaptık" diye toplamak... İşte asıl yük burada.

Calemio tam olarak bu yükü almak için kuruldu. Randevuyla çalışan her işletme için (salon, klinik, stüdyo, ofis, atölye fark etmez) planlamayı, müşteri iletişimini, kayıtları ve raporları tek akışta topluyor. Aşağıda özellikleri kategori kategori, sade bir dille anlatalım.

Takvim ve Planlama

Her şeyin başladığı yer takvim. Calemio'da çalışma günlerinizi, randevu sürelerinizi ve iki randevu arasına koymak istediğiniz "tampon süreyi" bir kez tanımlarsınız; gerisi kendiliğinden akar. Hangi saat boş, hangisi dolu, tek bakışta bellidir.

Takvim iOS, Android ve web portalı arasında gerçek zamanlı senkron çalışır. Sabah telefondan bir randevu açarsınız, öğleden sonra bilgisayarı açtığınızda o randevu zaten oradadır. Çift kayıt derdi yok; bir slot dolduğunda ikinci kez seçilemez, yani aynı saate iki müşteri yazma kâbusu en baştan biter. Calemio'nun ne olduğunu merak ediyorsanız oradan başlayabilirsiniz.

Online Randevu Bağlantısı

Müşterileriniz sizi aramak zorunda kalmasın. Kendi online randevu bağlantınızı paylaşırsınız; müşteri 7/24, çalışma saatleriniz dışında bile boş saatlerinizi görür, uygun olanı seçer ve anında otomatik SMS onayı alır.

Sizin için en güzel kısmı şu: gece 23:00'te bir randevu düşer, siz sabah uygulamayı açtığınızda takviminizde hazır bekliyordur. Nasıl kurulduğunu ve neyi değiştirdiğini online randevu bağlantısı yazısında ayrıntılı anlattık.

Otomatik Hatırlatmalar (SMS ve WhatsApp)

Gelmeyen müşteri, randevulu çalışan her işletmenin sessiz gider kalemidir. Calemio, randevudan 24 saat ve 2 saat önce otomatik hatırlatma gönderir; SMS ve WhatsApp üzerinden. Siz tek tek mesaj yazmazsınız, müşteri de "unuttum" demez.

Hatırlatmalar tek yönlü de değildir. Müşteri tek dokunuşla onaylar ya da erteler; siz sadece sonucu görürsünüz. Elle mesaj atmakla geçen o günlük yarım saat, olduğu gibi cebinizde kalır.

Mio: Yapay Zekâ Asistanı

Mio, işletmenizin dijital resepsiyonisti gibi çalışır. Doğal dille konuşur: "Sayın Demir'e salı 14:00'e randevu aç" dersiniz, Mio slotu tutar; müşteri yeniyse kayıt formu, mevcutsa onay mesajı gönderir. Sesli komut verebilir, randevuları yeniden planlayabilirsiniz.

Mio onayları ve gelmeyen müşteri takibini üstlenir, müşterinin dilinden konuşur, sessiz saatlere saygı duyar ve randevudan önce ilgili müşterinin geçmişini önünüze getirir. Tam Mio (ses + yeniden planlama) Pratik planında yer alır. Mio'nun tam olarak ne yaptığını ayrı bir yazıda derinlemesine anlattık.

Dijital Müşteri Kayıtları ve OCR İçe Aktarma

Her müşterinin tek bir dijital kartı olur: iletişim bilgileri, ziyaret geçmişi, notlar, hepsi bir arada. Defterde "A.Y." yazan o okunaksız not, artık düzgün bir karta bağlanır.

Peki eski kayıtlar? Onları sıfırdan girmeniz gerekmez. Elinizdeki eski defter fotoğrafını, Excel dosyasını (.xlsx) veya PDF'i yüklersiniz; yapay zekâ dosyayı OCR ile okur, sınıflandırır ve ad, iletişim, ziyaret geçmişini otomatik eşler. Tek bir Excel'den yüzlerce kayıt (örneğin 186 müşteri) saniyeler içinde sisteme girebilir. Bu geçişin nasıl işlediğini defter fotoğrafından takvime geçiş yazısında adım adım gösterdik.

Form ve Not Şablonları

Her işletmenin kendi soruları, kendi akışı vardır. Calemio'da özel form ve not şablonları oluşturursunuz: randevu alındığında müşteriye giden ön bilgi formu, ziyaret sırasında doldurduğunuz not şablonu, işinize özel alanlar. Genel bir "not kutusu" değil, sizin işinize göre şekillenen yapılar.

Ciro ve Doluluk Raporları

"Bu ay nasıl geçti?" sorusunun cevabı tahmin olmaktan çıkar. Calemio; haftalık/aylık randevu sayısı, doluluk oranı, ciro gibi metrikleri grafik olarak önünüze koyar. Hangi günler yoğun, hangi saatler boş, gelir nasıl seyrediyor; hepsi tek ekranda.

Bu raporlar sadece rakam değil, karar aracıdır. Boş kalan öğleden sonralarınızı görürsünüz, kampanyayı ona göre kurarsınız.

Çoklu İşletme ve Şube

Burada iki ayrı ihtiyaç var, karıştırmamak lazım.

Bağımsız işletmeler için (Çalışma Alanları). Birden fazla ayrı işletmeniz varsa her biri kendi İşletme Hesabına sahiptir ve müşteri verisi KVKK/GDPR çizgisinde birbirinden izole kalır; bir hesabın verisi diğerine sızmaz. Sağ üstteki hesap rozetinden saniyeler içinde geçiş yaparsınız. Takvimler arka planda konuştuğu için çifte randevu koruması da devrededir. Tek abonelik, sınırsız işletme.

Zincirler için (Pro). Aynı markanın bağlı şubelerini yönetiyorsanız Pro devreye girer: ortak müşteri kayıtları, şubeler arası randevu transferi, birleşik raporlama, rol bazlı yetkilendirme (personel/yönetici/resepsiyon), prim takibi ve şube bazlı ciro. Ayrımı özetlersek: bağımsız yapılar Çalışma Alanları'na, bağlı/zincir şubeler Pro'ya oturur.

Güvenlik ve KVKK

Müşteri verisi hassas bir emanettir. Calemio bunu ciddiye alır: iki katmanlı AES-256 şifreleme, hem beklemede hem aktarımda, TLS 1.3 üzerinden. Notlarınız sıfır bilgi (zero-knowledge) mimarisiyle saklanır; şifre anahtarı yalnızca sizin cihazınızdadır, Calemio ekibi bile notlarınızı okuyamaz.

Calemio varsayılan olarak KVKK ve GDPR uyumludur (sonradan açılan bir ayar değil). Talep üzerine Veri İşleme Sözleşmesi (DPA) imzalanır. Verileriniz güvenli veri merkezlerinde tutulur, istediğiniz an dışa aktarılabilir ve tamamen size aittir.

Nereden Başlanır?

Calemio şu an Beta'da; App Store ve Google Play'de yayında, web portalıyla birlikte çalışıyor. Ücretsiz plan sonsuza kadar ücretsiz; kişisel takvim görünümü ve atanan randevuları görmek için yeter. Tam özellikler (tam Mio, SMS & WhatsApp hatırlatmaları, şablonlar, raporlar) Pratik planındadır ve ₺1.999/ay'dan başlar. 14 günlük ücretsiz deneme ile başlarsınız, kredi kartı gerekmez. Güncel fiyat için uygulamaya göz atmakta fayda var.

Özetle: idari işleri Calemio'ya bırakır, siz müşterinize dönersiniz. Ücretsiz denemeye başlayabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Ücretsiz plan neye yetiyor, tam özellikler için ne ödemem gerekiyor?

Ücretsiz plan sonsuza kadar ücretsizdir ve kişisel takvim görünümü ile size atanan randevuları görmenize yeter. Tam Mio, SMS ve WhatsApp hatırlatmaları, şablonlar ve raporlar Pratik planındadır; ₺1.999/ay'dan başlar. 14 günlük ücretsiz denemeyle, kredi kartı vermeden başlayabilirsiniz.

Aynı saate yanlışlıkla iki müşteri yazma ihtimalim var mı?

Yok. Bir slot dolduğunda ikinci kez seçilemez, yani çifte randevu en baştan engellenir. Takvim iOS, Android ve web portalı arasında gerçek zamanlı senkron çalıştığı için sabah telefondan açtığınız randevu öğleden sonra bilgisayarınızda zaten hazır bekler. Birden fazla işletmeniz olsa bile takvimler arka planda konuşur.

Hatırlatma mesajları ne zaman gidiyor, müşteri geri dönüş yapabiliyor mu?

Calemio randevudan 24 saat ve 2 saat önce SMS ve WhatsApp üzerinden otomatik hatırlatma gönderir; siz tek tek mesaj yazmazsınız. Hatırlatma tek yönlü de değildir: müşteri tek dokunuşla onaylar ya da erteler, siz sadece sonucu görürsünüz.

Defterdeki ve Excel'deki eski kayıtlarımı tek tek girmem gerekecek mi?

Gerekmez. Eski defterinizin fotoğrafını, Excel dosyanızı (.xlsx) veya PDF'i yüklersiniz; yapay zekâ dosyayı OCR ile okur, sınıflandırır ve ad, iletişim ile ziyaret geçmişini otomatik eşler. Tek bir Excel'den yüzlerce kayıt, örneğin 186 müşteri, saniyeler içinde sisteme girebilir.

Birden fazla işletmem varsa Çalışma Alanları mı Pro mu bana uygun?

Ayrı ve bağımsız işletmeler yönetiyorsanız Çalışma Alanları: her biri kendi İşletme Hesabına sahip olur, müşteri verisi birbirinden izole kalır ve tek abonelikle sınırsız işletme açarsınız. Aynı markanın bağlı şubelerini yönetiyorsanız Pro: ortak müşteri kayıtları, şubeler arası randevu transferi, birleşik raporlama ve rol bazlı yetkilendirme devreye girer.

Müşteri notlarımı Calemio ekibi görebiliyor mu?

Hayır. Notlarınız sıfır bilgi (zero-knowledge) mimarisiyle saklanır; şifre anahtarı yalnızca sizin cihazınızdadır, dolayısıyla Calemio ekibi bile notlarınızı okuyamaz. Veriler hem beklemede hem aktarımda iki katmanlı AES-256 ile, TLS 1.3 üzerinden korunur. Calemio varsayılan olarak KVKK ve GDPR uyumludur.