Ön Görüşme Formu Hazırlama: Hangi Soruları Sormalısınız?

İlk seans önemli. Terapinin geri kalanı çoğu zaman o ilk kırk dakikada kurulan zemine yaslanır. Ama düşünün: o kırk dakika ad, soyad, telefon numarası ve "daha önce terapiye gittiniz mi" sorularıyla geçerse ne olur? Asıl mesele daha açılamadan saat dolar.

Ön görüşme formu tam da burayı kurtarıyor. Danışan daha kapıdan girmeden temel bilgiyi topluyor, ilk seansı asıl işinize bırakıyor. Bir yandan da danışanın kendi süreciyle kurduğu ilk somut temas oluyor.

Peki iyi bir form neye benzer? Gelin bu yazıda üç şeyi sırayla konuşalım: hangi soruların yer alması gerektiğini, KVKK tarafında nelere dikkat etmeniz gerektiğini ve hangi soruları forma hiç koymamanız gerektiğini.

Ön Görüşme Formu Nedir ve Neden Önemlidir?

İyi tasarlanmış bir form aslında üç işi aynı anda görür.

Bir: bilgi toplar. Danışanın temel demografisi, başvuru nedeni, terapi geçmişi... Hepsi daha siz onu görmeden netleşir.

İki: beklenti yönetir. Danışan neyi, ne kadar süreyle, hangi koşullarla alacağını baştan bilir. Böylece yanlış beklentiler seansa hiç taşınmaz.

Üç: yasal zemin kurar. Açık rıza, KVKK aydınlatması, iptal politikası. Sözlü bir mutabakat yerine yazılı bir kayıt kalır elinizde. Aradaki fark, bir gün mesele çıktığında ortaya çıkar.

Ön Görüşme Formunda Hangi Soruları Sormalısınız?

İyi bir form genelde altı bölüme ayrılır: kimlik, başvuru nedeni, terapi geçmişi, sosyal bağlam, pratik tercihler ve yasal onaylar. Gelin her birinde hangi soruların yer alması gerektiğine tek tek bakalım.

Kimlik Bilgileri İçin Hangi Bilgiler İstenmeli?

Ad, soyad, doğum tarihi, iletişim. Buraya kadar tamam. Ama burada sinsi bir tuzak var: her alanı "zorunlu" yapmak KVKK açısından başınızı ağrıtabilir. Veri minimizasyonu ilkesi gayet net; yalnızca gerçekten ihtiyacınız olan bilgiyi isteyin, gerisini bırakın.

Telefon numarası zorunlu olsun, çünkü acil durumda tek bağlantınız o. E-posta opsiyonel kalabilir. TC kimlik numarasına gelince: yalnızca fatura kesecekseniz isteyin. Kesmiyorsanız hiç sormayın.

Bir de acil durum iletişimi var, yani yakınının adı ve telefonu. Akut bir kriz anında kime ulaşacağınızı seans günü değil, çok daha önce, formda öğrenmiş olmalısınız.

Başvuru Nedeni ve Mevcut Durum Nasıl Sorulur?

Burası formun kalbi. Sorular açık uçlu ve sade olsun ki danışan kendi cümlesini kurabilsin.

"Bugün buraya gelmenize neden olan şey nedir?" En güçlü açılış budur. Neden mi? Çünkü danışana kendi dilini bırakır.

Sonra süreyi sorun: "Bu durum ne kadardır devam ediyor?" Akut mu, kronik mi; ilk işaret buradan gelir. Ardından işlevselliği: "Hayatınızın hangi alanlarını etkiliyor: iş, ilişkiler, uyku, iştah?" Bir de kaba bir başlangıç ölçümü işinize yarar, "1 ile 10 arasında şu an genel iyi olma halinizi kaça koyarsınız?" gibi.

Ve atlanmaması gereken tek soru: "Son dört hafta içinde kendinize ya da bir başkasına zarar verme düşünceniz oldu mu?" Bu soru forma girmeli. Cevap "evet" ise ilk seans doğrudan bu konuyla başlar.

Terapi Geçmişi İçin Hangi Sorular Sorulmalı?

"Daha önce psikolojik destek aldınız mı?" Cevap evetse detaylandırın: ne zaman, ne kadar sürdü, hangi yaklaşımla, nasıl bir deneyimdi?

Bu sorular sadece bilgi vermez, ipucu da verir. Önceki terapi iyi bittiyse danışanın direnci düşüktür. Kötü bittiyse, başlangıçta neye dikkat etmeniz gerektiğini daha ilk günden biliyorsunuz demektir.

İki soru daha var, ikisi de kritik. Birincisi: "Şu an psikiyatrik ilaç kullanıyor musunuz, hangileri?" Bu bilgi formülasyonunuzu doğrudan değiştirir. İkincisi: "Daha önce psikiyatrik yatışınız oldu mu?" Bu da risk değerlendirmesinin bir parçası. Formda gördüğünüz bu ilk cevaplar, ilerideki seans notlarınızın da başlangıç noktasını oluşturur.

Sosyal ve Aile Bağlamı Nasıl Ele Alınır?

Kiminle yaşadığını sorun. Çünkü yalnız yaşamakla bir aile içinde olmak, süreci bambaşka etkiler. Medeni durum ve çocuk bilgisi size aile dinamiğinin temel haritasını verir. Meslek sorusu ise hem mali boyutu hem de işten gelen stresi aynı anda gösterir.

Bir de risk tarafı var: "Ailenizde psikiyatrik tanı ya da intihar öyküsü var mı?" Genetik ve epigenetik riskin ilk işareti burada belirir.

Bu bölüm hassas, o yüzden yargısız ve isteğe bağlı bir çerçevede sorulmalı. Küçük bir not işi epey rahatlatır: "Buradaki soruları cevaplamak zorunda değilsiniz. İsterseniz boş bırakın, ilk seansta birlikte konuşuruz."

Pratik Tercihler Nasıl Öğrenilir?

Bunlar kısa ama işi bir hayli kolaylaştıran sorular. Yüz yüze mi online mı tercih ediyor? Haftanın hangi günleri, hangi saatler ona uygun? Sizden haber almak için telefonu mu, SMS'i mi, yoksa e-postayı mı seviyor? Türkçe dışında bir dilde çalışmak ister mi?

Hepsi planlamayı hızlandırır. Ama bir yan faydası daha var, belki de asıl kıymetlisi: danışan daha ilk temasta "burası beni dinliyor" hissini alır.

Ön Görüşme Formunda KVKK Onayları Nasıl Alınmalı?

Formun son bölümü onaylar. Ve burada tek, ama sağlam bir kural var: ayrı kutucuklar.

Birincisi açık rıza. "KVKK kapsamında verilerimin işlenmesine açık rıza veriyorum." Yanına da aydınlatma metninin linkini koyun.

İkincisi onam. "Onam formunu okudum ve onaylıyorum." Terapinin koşulları, iptal politikası, gizliliğin sınırları... Hepsi burada durur.

Üçüncüsü iletişim izni. "Tercih ettiğim kanaldan bilgi ve hatırlatma mesajları almak istiyorum." Madem SMS hatırlatması göndereceksiniz, bunun ayrı bir onayı olsun.

Peki neden üç ayrı kutu? Çünkü tek bir "tümünü kabul ediyorum" kutucuğu KVKK açısından geçerli bir açık rıza sayılmaz. Danışan neye onay verdiğini tek tek görmeli.

Ön Görüşme Formunda Hangi Sorulardan Kaçınılmalıdır?

Her soru forma girmez. Bazıları ancak terapötik ittifak kurulduktan sonra, seansın içinde konuşulur.

Travma detayları mesela. "Tacize uğradınız mı, kaç yaşında, kim tarafından?" gibi soruları bir forma koymak ciddi bir etik sorundur. Bu konular danışan hazır olduğunda, kendi temposuyla açılır. Zorlanacak bir yer değil.

Aynısı mahrem cinsel içerik için de geçerli. Cinsel kimlik, yönelim, cinsel hayatın detayları... Bunlar bir kutucukta değil, güven kurulduktan sonra konuşulacak şeyler.

Bir de mali durum var. Geliriniz ne, borcunuz var mı? Formda yeri yok. Ücretin nasıl ödeneceği ayrı, basit bir maddeyle zaten çözülür.

Ön Görüşme Formu Ne Kadar Uzun Olmalı?

Kısa cevap: 8-10 dakika. Sahadaki tecrübe bunu söylüyor. Bundan kısası bilgi açısından yetersiz kalır. Bundan uzunu ise danışanların bir kısmının formu yarıda bırakmasına yol açar. İkisi de istemediğiniz sonuç.

Basit bir testi de var. Formu hazırladıktan sonra oturun, kendiniz doldurun, süreyi tutun. On dakikayı aşıyorsa, kısaltacak yer var demektir.

İyi Bir Ön Görüşme Formu Size Ne Kazandırır?

Fark en çok ilk seansın ilk dakikasında hissedilir. İyi bir formla o seansa "bu kişi kim?" diye değil, doğrudan "bu kişi için ne yapabilirim?" diye başlarsınız. Aradaki mesafe küçük değil.

Somut tarafına bakalım. Temel bilgi önceden toplandığı için kırk dakikanın tamamı terapötik çalışmaya kalır. Zarar verme düşüncesi, ilaç kullanımı, aile öyküsü gibi kritik başlıklar daha siz danışanı görmeden görünür olur; risk değerlendirmesi seansta değil, seanstan önce başlar. Danışan süreci, ücreti ve iptal koşullarını baştan bildiği için beklenti sürprizi yaşanmaz. Açık rıza ve aydınlatma yazılı kayda geçer. Ve belki en önemlisi, danışan daha ilk dakikadan duyulduğunu hisseder.

Bu düzenin doğrudan bir yan etkisi de var: hazırlıklı gelen danışan, randevusuna gelmeme olasılığı daha düşük bir danışandır.

Ön Görüşme Formu Kontrol Listesi

Formunuzu gözden geçirirken bu kısa listeyi başlangıç noktası olarak kullanabilirsiniz:

• Kimlik ve iletişim bilgileri veri minimizasyonu ilkesine göre sadeleştirildi.
• Zorunlu alanlar yalnızca gerçekten gerekli olanlarla sınırlı tutuldu.
• Başvuru nedeni açık uçlu bir soruyla soruluyor.
• Kendine/başkasına zarar verme düşüncesi sorusu forma eklendi.
• Hassas bölümler "boş bırakabilirsiniz" notuyla isteğe bağlı yapıldı.
• Açık rıza, onam ve iletişim izni ayrı ayrı kutucuklar olarak duruyor.
• Aydınlatma metnine link verildi.
• Form kendiniz doldurdunuz ve süresi on dakikanın altında kaldı.

KVKK Uyumu İçin Son Bir Not

Danışan verisi, KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. Yani sıradan bir işletmeye kıyasla yükünüz daha ağır. Formu şifreli tutmak, yalnızca yetkili kişiye açmak ve düzenli yedeklemek, yasal yükümlülüklerinizi karşılamada işinizi görür. Sağlık verisiyle çalışan bir terapistin nelere dikkat etmesi gerektiğini KVKK uyumluluğu rehberimizde ayrıntılı ele aldık.

Ön Görüşme Formunu Calemio ile Otomatikleştirin

Calemio, randevu alındığı anda markalı bir ön görüşme formunu danışana kendisi gönderir. Yanıtlar siz daha danışanı görmeden, şifreli halde danışan dosyasına düşer. Yani KVKK uyumlu, dağınıklıktan uzak ve ilk seansa gerçekten hazır bir süreçle başlarsınız. Ücretsiz denemeye başlayabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Ön görüşme formunda hangi sorular olmalı?

Temel kimlik ve iletişim bilgileri, başvuru nedeni ve mevcut durum, terapi geçmişi, sosyal ve aile bağlamı, pratik tercihler ve yasal onaylar yer almalıdır. Başvuru nedeni açık uçlu sorularla sorulmalı; zarar verme düşüncesi gibi risk soruları atlanmamalıdır. Bilgiler danışanın kendi diliyle ifade edebileceği sadelikte tutulmalıdır.

Ön görüşme formu KVKK'ya uygun nasıl hazırlanır?

Veri minimizasyonu ilkesiyle yalnızca gerçekten ihtiyaç duyduğunuz bilgileri toplayın. Açık rıza, onam ve iletişim izni için ayrı ayrı işaretlenebilen kutucuklar kullanın; tek bir 'tümünü kabul ediyorum' seçeneği geçerli açık rıza sayılmaz. Aydınlatma metnine link verin ve formu şifreli biçimde saklayın.

Ön görüşme formunda hangi sorulardan kaçınılmalı?

Travma detayları, ayrıntılı cinsel içerik ve mali durum gibi hassas konular ilk görüşme formunda sorulmamalıdır. Bu konular terapötik ittifak kurulduktan sonra, danışan hazır olduğunda ve seansta konuşulur. Formda bu tür soruları istemek ciddi etik sorun oluşturabilir.

Ön görüşme formu ne kadar uzun olmalı?

İdeal olarak 8-10 dakikada doldurulabilecek uzunlukta olmalıdır. Daha kısası bilgi açısından yetersiz kalır, daha uzunu ise danışanların bir kısmının formu yarıda bırakmasına yol açabilir. Formu yayınlamadan önce kendiniz doldurup süreyi ölçmek iyi bir kontroldür.

Ön görüşme formu danışana nasıl gönderilir?

En pratik yöntem, randevu alındığı anda formu otomatik olarak danışana göndermektir. Calemio gibi sistemlerde form linki SMS veya e-posta ile iletilir, yanıtlar şifreli halde danışan dosyasına düşer ve siz seanstan önce hazır bir özetle karşılaşırsınız.